第一章　总　则

第一条　为了加强学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，为学校和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关法律和规章的规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条　本办法所称的档案，是指全校从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学校和社会具有保存和利用价值的各种不同载体形式的历史记录。

第三条　学校档案工作是维护学校历史原貌的重要举措，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是学校可持续发展的重要保障。档案是属于学校的不可再生的宝贵资源和财富。

第四条　学校档案工作实行统一领导、统一管理，以确保学校档案的完整、安全和便于开发利用。

第五条　学校各部门在档案工作中应逐步做到“二纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章　管理体制和机构职能

第六条　学校档案部门既是学校档案工作的行政职能管理部门，同时又是负责永久保存学校档案和提供本校档案利用的服务部门。其业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。

第七条　档案部门的基本职能如下：

（一）宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规、政策规定，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范；

（二）负责学校档案及有关资料的收集（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护等工作；

（三）积极开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作；

（四）开展档案的编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理和校史编写等各项工作提供服务；配合学校的中心工作协办各种形式的展览、陈列等。

第八条　学校各单位（部门）负责人分管本单位的档案工作，并配备一名相应的兼职档案员，具体承办本部门档案材料的积累、立卷和向学校档案部门移交档案等工作。

第三章  档案工作人员及岗位职责

第九条　分管档案工作的校领导职责：

（一）加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，督促各单位按规章制度的要求做好本部门的档案工作；

（二）关心档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的重大问题和困难，为档案工作创造良好的条件；

（三）审批档案材料的销毁报告；

第十条　各分管档案工作的部门领导职责：

（一）督促本部门教职员工执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入单位的议事日程和有关人员的职责范围；

（二）为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，切实帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难；

（三）检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档；

（四）负责本单位档案材料的安全和保密工作；

第十一条　专（兼）职档案人员职责：

（一）档案工作人员要热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养；

（二）负责本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确；

（三）根据不同种类档案资料的特征和有机联系，拟定案卷类目，合理分类整理组卷，使之便于管理和利用；

（四）维护档案材料的安全，做好保密和保管工作，及时向学校档案室移交档案；

（五）对根据需要和可能规定不向档案部门移交或暂不移交的档案材料，应按照档案管理的规范进行保存和管理，确保档案材料的安全和完整，并积极提供服务和利用；

第十二条　专职档案工作人员和以档案工作为主的兼职人员属档案专业技术人员，按照国家有关政策进行专业技术职务岗位聘任，并保证其岗位的相对稳定。

第四章  档案的立卷、归档、移交和接收

第十三条　各部门的档案材料必须按照规定全部、按时向档案管理部门移交，集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十四条　学校实行档案形成部门和科研课题组预立卷归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

第十五条　学校对重大科研成果和基本建设工程等进行鉴定、验收，有关业务主管部门对应归档的文件材料加以审查，并签署意见。

第十六条　归档的档案资料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第十七条　归档时间和手续：

（一）党群类、行政类、外事类、生产产品类及教学类的综合管理性等能按自然年度归档的材料在次年五月底前归档；

（二）教学类除综合管理文件以外的其他各类材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次归档；

（三）科研类档案在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档；

（四）基建类档案在项目竣工验收后六个月内归档；

（五）购买单件（套）价值在五万元以上（含五万元）的仪器、设备，须在验收合格后两个月内，将随机文件归档；

（六）声像档案应在该主题事件结束后两个月内归档；

（七）移交、接收档案必须履行手续，填写移交清单，交接双方各执一份备查。

第五章  档案的管理和利用

第十八条　进入档案库房的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列上架、编制检索工具，以便于利用。

第十九条　档案的保管必须配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。档案部门应注意档案的安全，做好档案保护工作，及时修补、修复残破档案。

第二十条　对已归档的文件材料，不允许擅自涂改、撤换、销毁。除非有明显错误和失真，经主管校领导审核并由相关专业人员鉴定属实的档案材料，方可进行相应的处理。

第二十一条　档案部门应积极采取各种技术措施，不断改善档案保管条件，逐步实现档案管理和检索工作现代化，完成重要纸质档案的鉴定和数字化工作。

第二十二条　档案部门应积极、主动地开展档案利用工作，制订档案借阅和复制制度，设立阅览室，为利用者提供方便。

第二十三条　建立档案借阅的管理制度：

为了确保档案的安全和完整，更好地为教学、科研、行政管理等各项工作提供利用。借阅档案的人员必须遵守以下制度：

（一）查阅档案只限定在档案室，需填写《档案借阅登记表》，查阅时不准在资料上勾划、涂抹、折页，要保持档案的原貌；

（二）在提供档案资料时，需要抄录、摘录的，须经主管领导同意后，方可抄录、摘录和复制，经审核无误后，予以签字；

（三）档案资料一般不外借，如特殊需要，须经主管领导批准，方可借阅，但要严格履行借阅手续，中途不得转借，借阅时间不得超过一周，对重要机密档案资料，一律不外借；

（四）阅档人员要严格遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄露，违者按有关规定，视情节轻重给予批评教育，以致纪律处分；

（五）在接交档案时双方要认真检查案卷的完整情况，发现问题当即追查责任；

（六）查阅档案资料时要严禁吸烟。

第二十四条　档案部门应积极开展档案编研工作，主动为学校各项工作服务，为社会需要服务，提高档案的利用。

第六章  附　则

第二十五条　档案按照《高等学校档案实体分类法》进行类别划分；执行标准为《高等学校档案工作规范》。各部门具体归档材料见附件。

第二十六条　本办法自公布之日起执行。学校原公布的有关档案工作的规定同时废止。